Должностные обязанности Секретаря учебной части (диспетчера)

I. Общие положения

1. Секретарь учебной части относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее

или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность секретаря учебной части и освобождение от нее

4. Секретарь учебной части должен знать:

4.1. Положения и инструкции по ведению делопроизводства.

4.2. Руководящий состав учреждения и его подразделений.

4.3. Правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов.

4.4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

4.5. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.6. Правила внутреннего распорядка.

4.7. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

6. На время отсутствия секретаря учебной части (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора учреждения.

II. Должностные обязанности

Секретарь учебной части:

1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии учреждения.

2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.

3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.

4. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.

5. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.

6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.

7. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательного учреждения.

III. Права

Секретарь учебной части несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

IV. Ответственность

Секретарь учебной части вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающихся его деятельности.

2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства учреждения предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы; замечания по деятельности работников учреждения; варианты устранения имеющихся в деятельности учреждения недостатков.

3. Запрашивать лично или по поручению руководства учреждения от структурных подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя учреждения).

5. Требовать от руководства учреждения оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.